Viele Unternehmen wissen nicht, dass sie ggf. zur Einrichtung von Whistleblowing-Systemen verpflichtet sind.
Während viele Unternehmen gespannt auf die Umsetzung der EU-Richtlinie zum Whistleblowing in Deutschland warten, ist das Thema im Bereich der Geldwäschebekämpfung bereits seit Jahren etabliert. Dennoch wissen viele Unternehmen nicht, dass sie ggf. zur Einrichtung von Whistleblowing-Systemen nach geldwäscherechtlichen Vorschriften verpflichtet sind. Dieser Beitrag soll einen Überblick über die gesetzlichen Vorgaben und die praktische Umsetzung geben.
Die Bekämpfung von Geldwäsche und Wirtschaftskriminalität sind sowohl international, aber auch auf europäischer Ebene von herausragender Bedeutung. Dementsprechend wurden die gesetzgeberischen Vorgaben in den letzten Jahren in Teilen erheblich verschärft. Diese betrafen jedoch nicht nur eine Anpassung der Pflichten und des Sanktionskatalogs, vielmehr wurde zwischenzeitlich auch der Kreis der Verpflichteten im Finanz- sowie im Nichtfinanzsektor erweitert. Zu letzteren gehören insbesondere Immobilienmakler, Güterhändler sowie Rechtsanwälte und Steuerberater.
Nach § 6 Abs. 5 GwG haben Verpflichtete im Hinblick auf ihre Art und Größe angemessene Vorkehrungen zu treffen, damit es ihren Mitarbeitern und Personen in einer vergleichbaren Position unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität möglich ist, Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorschriften geeigneten Stellen zu berichten. Diese Vorschrift dient der Umsetzung von Art. 42 der Vierten EU-Geldwäscherichtlinie. Damit wird allen geldwäscherechtlich Verpflichteten die Einrichtung eines Whistleblowing-Systems gesetzlich vorgeschrieben.
In Bezug auf die konkrete Einrichtung eines Whistleblowing-Systems bleibt es weitestgehend dem Verpflichteten überlassen, welche Vorkehrungen er trifft. Er kann festlegen welche interne Stelle für den Empfang der jeweiligen Meldungen der Mitarbeiter zuständig sein soll und wie die Vertraulichkeit der Identität der betroffenen Mitarbeiter sichergestellt werden soll. Entscheidend für die konkrete Ausgestaltung der unternehmensinternen Vorkehrungen ist nach den gesetzlichen Vorgaben die Art und Größe des Verpflichteten. Dementsprechend wird davon ausgegangen, dass Verpflichtete, die nach ihrer Geschäfts- und Kundenstruktur besonders anfällig für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sind, zu weitreichenderen Maßnahmen verpflichtet sind als diejenigen, die nur eine geringe Anfälligkeit hierfür aufweisen.
Folgende Anforderungen sollten Unternehmen erfüllen können:
In jedem Fall muss das Whistleblowing-System Mitarbeitern und Personen in einer vergleichbaren Position, z.B. freien Mitarbeitern, zugänglich sein. Darüber hinaus muss über das System eine sachgerechte Kommunikation in das Unternehmen möglich sein. Je nach Größe des Unternehmens kommen hier als Kommunikationskanal anonyme E-Mail-Dienste, softwaregestützte Hinweisgebersysteme oder externe Ombudspersonen in Frage. Um eine durchgehende vertrauliche Kommunikation mit dem Meldenden sicherstellen zu können, sollte über den Empfangskanal auch eine nachgelagerte Kommunikation mit dem meldenden möglich sein. Zudem muss ein Verfahren festgelegt werden, wie Meldungen unter Wahrung der Vertraulichkeit des Meldenden zeitnah weiterverfolgt werden.
Im Hinblick auf den Schutz von personenbezogenen Daten muss das Whistleblowing-System sicherstellen, dass nicht nur die Verarbeitung von Daten des Meldenden, sondern auch diejenigen des durch die Meldung betroffenen Mitarbeiters oder Dritten, nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung erfolgt.
Entscheidend ist, dass das System so auszugestalten ist, dass die Vertraulichkeit der Betroffenen stets gewahrt wird. Zwar wird keine Anonymität gefordert, allerdings muss das Unternehmen gewährleisten und sicherstellen, dass den Mitarbeitern aus ihrer Meldung keine Nachteile, wie z.B. Vergeltungsmaßnahmen, Diskriminierungen oder arbeitsvertragliche Konsequenzen drohen. Die Vertraulichkeit ist demnach nur gewahrt, sofern die Mitteilung prinzipiell weder den anderen Mitarbeitern des Unternehmens noch etwaigen Dritten bekannt gemacht wird. Um dies sicherzustellen kann es sich anbieten, ein softwaregestütztes Hinweisgebersystem mit der Möglichkeit einer anonymen Kommunikation oder die Einschaltung von berufsverschwiegenen Ombudspersonen bzw. eine Kombination aus Beidem in Erwägung zu ziehen.
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